Zuerst im englischen Orginal am 04.11.2021 auf The ITAM Review erschienen

„Wie kann ich den Wert, den ich als Software Asset Manager schaffe, genau angeben?

Der Teilnehmer interessierte sich insbesondere für Strategien zur genauen Darstellung einiger der immateriellen Aspekte von SAM, wie z. B. die Risikominderung und -vermeidung. Als ehemaliger IT-Asset-Manager war ich auch mit dieser Frage konfrontiert, und in diesem Artikel werde ich meinen Ansatz vorstellen.

Die Wertgleichung

Es ist durchaus nützlich, einen SAM-Betrieb wie ein Unternehmen zu behandeln. Was will ich damit sagen? Ganz einfach, ich wollte wissen, ob mein SAM-Programm einen jährlichen Gewinn oder Verlust erwirtschaftet. Als Ein-Personen-Betrieb war dies relativ leicht zu berechnen. Ich nahm meine Gehaltskosten, rechnete die Werkzeugkosten hinzu, setzte mir ein Ziel für die Wertschöpfung (z. B. Gehaltskosten plus Werkzeugkosten plus 10 %) und maß den Fortschritt vierteljährlich. Das ist ein stumpfes Maß, das vielleicht einer finanziellen Prüfung nicht standhalten würde – es erfasst keine Nebenkosten oder die Zeit, die die Beteiligten für die SAM-Ziele aufwenden -, aber es ist dennoch nützlich, um einem SAM-Programm einen Sinn zu geben.

Um den Mehrwert der Gleichung zu berechnen, habe ich den monetären Wert aller meiner Aktivitäten aufgezeichnet, wobei ich SAM in die folgenden Kategorien einteilte:

Zur Berechnung des Mehrwerts der Gleichung habe ich den monetären Wert aller  Tätigkeiten in den folgenden Kategorien aufgezeichnet:

Kosteneinsparungen
Kostenvermeidung
Risikominderung
Martin hat sich kürzlich im Whiteboard Wednesday ausführlich mit Kosteneinsparungen und Kostenvermeidung befasst, und jetzt werde ich die Sache noch etwas weiter ausbauen.

Kosteneinsparungen
In einigen Unternehmen besteht das Hauptziel von SAM darin, die Kosten für Software zu senken. Es gibt viele Strategien, die wir dabei anwenden – Kündigung von Abonnements für ungenutzte Software, Optimierung von Support- und Wartungsverträgen und Bereitstellung zuverlässiger Daten zur Erstellung genauer Bedarfsprognosen, die es den Softwarekäufern ermöglichen, das richtige Geschäft abzuschließen. Die Wirksamkeit und der Mehrwert unseres SAM-Programms im Hinblick auf Kostensenkungen lassen sich leicht nachverfolgen. Ein Beispiel:

Sie erhalten ein Angebot für die Erneuerung von 5.000 Lizenzen zu 10 CHF pro Arbeitsplatz.
Anhand Ihrer SAM-Daten stellen Sie fest, dass nur 4.000 Lizenzen erforderlich sind.

Angebot für die Erneuerung: 5.000 Lizenzen zu CHF10 pro Arbeitsplatz = CHF50.000

Endgültige Bestellung: 4.000 Lizenzen zu CHF10 pro Arbeitsplatz – CHF40.000

Gesamtersparnis: CHF10.000 – 20%

Wenn Sie dies melden, werden Sie möglicherweise von der Finanzabteilung oder Ihrem Vorgesetzten angefochten, die dies nicht als echte Einsparung ansehen. Sie könnten argumentieren, dass es sich nur um Kostenvermeidung handelt. Wenn Sie allein für die Erneuerung des Vertrags verantwortlich sind, ist es richtig, dies als Kosteneinsparung anzugeben – denn wenn Sie nicht gehandelt und nur die Daten von SAM verwendet hätten, wäre der Vertrag für 50 000 CHF erneuert worden. 10.000 CHF wären verschwendet worden, wenn man nichts unternommen hätte. Außerdem fließen die eingesparten 10.000 Euro in das IT-Budget für das laufende Jahr zurück, da es sich um einen Jahresvertrag handelt. Diese 10.000 CHF können für etwas anderes ausgegeben oder an das Unternehmen zurückgegeben werden und wirken sich somit positiv auf das Endergebnis aus. Es ist eine harte, unmittelbare Kosteneinsparung. Tragen Sie diese 10.000 Euro in Ihre Gewinntabelle ein und wenden Sie sich dem nächsten unmittelbaren Kosteneinsparungsziel zu.

Kostenvermeidung
Kostenvermeidung ist alles, was getan wird, um Kosten in der Zukunft zu vermeiden. Für SAM sind Aktivitäten wie die Implementierung eines Software-Antrags- und Genehmigungsverfahrens ein Beispiel für Kostenvermeidung. Damit soll sichergestellt werden, dass kein Geld durch Untätigkeit oder Fehler unnötig ausgegeben wird.

Die Implementierung von Software Harvesting ist ein Paradebeispiel für Kostenvermeidung. Ein Szenario, auf das ich gestoßen bin, war die Bestellung einer neuen Kopie von MS Office und der erforderlichen CALs für jeden neuen Mitarbeiter durch den Helpdesk. Und warum? Weil das Helpdesk vor der Implementierung von SAM und der Integration mit den HR-Systemen nicht in der Lage war, festzustellen, ob der neue Mitarbeiter die Gesamtzahl der Mitarbeiter erhöht oder einen anderen ersetzt hat. Außerdem konnte man ohne ein solides Verfahren zur Rückforderung von Hardware nicht nachweisen, dass die Software auf den Rechnern der ehemaligen Mitarbeiter deinstalliert worden war.

Im obigen Beispiel handelt es sich bei den vermiedenen Kosten also um die Kosten für die Kopie von MS Office und die CAL – potenziell etwa 350 CHF pro neuem Mitarbeiter in Form von unbefristeten Lizenzen – sowie um die laufenden Wartungs- und Supportkosten (z. B. Software Assurance). Wie bei harten Kosteneinsparungen sollten Sie dies als „Gewinn“ für das Software Asset Management ausweisen, aber die Frage ist, wie Sie dies tun sollten? Am besten ist es, Trendinformationen über die Ausgaben für die betroffenen Produkte zu sammeln und aufzuzeigen, wie sich diese nach der Einführung der Harvesting-Richtlinie verringert haben. Dies sollte kein Problem darstellen, da Sie für diese Produkte Aufzeichnungen über Lizenzansprüche führen werden. Der Vorteil dieser Trendinformationen besteht darin, dass sie einen positiven Beweis für die vom SAM-Team eingeleitete Veränderung liefern, anstatt eine Prognose zu erstellen. Außerdem ist dies ein langfristiger Vorteil von SAM, da Ihr Team den Ernte- und Rückforderungsprozess kontinuierlich vorantreibt. Dies ist ein großartiges Beispiel dafür, wie man die Kosten des Nichtstuns erklären kann, wenn dieser Prozess in der Hand des SAM-Teams liegt und von ihm betrieben wird.

Risikoreduzierung
Wenn es bei der Kostenreduzierung vor allem um sofortige, harte Pfunde auf der Bank (und in der Bilanz) geht, ist der Mehrwert der Risikoreduzierung weit weniger greifbar. Im Geschäftsleben geht es schließlich darum, Risiken einzugehen. Das bedeutet, dass verschiedene Interessengruppen und auch Unternehmenskulturen unterschiedliche Ansätze für Risiken haben. Ein Risiko ist etwas, das passieren könnte und dem Unternehmen in irgendeiner Weise schadet. Es ist unbestimmt, flüchtig und könnte nie eintreten. Unternehmen haben tagtäglich mit Risiken auf kommerzieller und wirtschaftlicher Basis zu tun und betrachten Softwarerisiken möglicherweise als wenig prioritär und mit geringen Auswirkungen. Ich erinnere mich an ein Gespräch mit einem leitenden Angestellten über Software-Risiken, kurz nachdem ein Betriebsrisiko in Höhe von mehreren Millionen Dollar Realität geworden war. Das war nicht der beste Zeitpunkt, um ihn von der Bedeutung der Zugangskontrolle für die Softwarebereitstellung in unseren Rechenzentren zu überzeugen.

Wenn SAM-Teams über Risiken nachdenken, denken sie unweigerlich an das Risiko eines Software-Audits. Ein großer Teil unserer Arbeit besteht darin, das Risiko der Lizenzeinhaltung zu erkennen, es zu melden und angemessen zu behandeln. Doch wie lässt sich dieser Tätigkeit ein Geldwert zuordnen?

Der beste Ansatz ist die Durchführung einer Risikobewertung. Dabei werden auf einfachste Weise die Auswirkungen des Risikos und die Wahrscheinlichkeit seines Eintretens berechnet. Am Beispiel des Audits zur Einhaltung der Lizenzbestimmungen können wir die Anbieter nach der Wahrscheinlichkeit eines Audits einstufen. Unsere aktuelle Audit-Umfrage kann Ihnen dabei helfen. Dann können wir unsere SAM-Daten verwenden, um die finanziellen Kosten abzuschätzen, die im Falle eines Audits anfallen würden. Schließlich müssen wir die zusätzlichen weichen Kosten des Software-Audit-Prozesses einkalkulieren – die Zeit, die für die Reaktion auf das Audit benötigt wird und die für andere Aktivitäten hätte genutzt werden können.

Halten Sie diese Informationen in einem Risikoregister fest und teilen Sie sie mit Ihren wichtigsten Stakeholdern. Diese Informationen sind höchst vertraulich, so dass das Risiko der Einhaltung von Softwarelizenzen nur mit den für das Risikomanagement zuständigen Personen besprochen werden darf. Im IT-Bereich sind dies wahrscheinlich Ihr Manager und der CIO/CTO. Nutzen Sie das Risikoregister, um Prioritäten bei der Risikobehandlung zu setzen und den Wert Ihrer Behandlungsmaßnahmen zu demonstrieren.

Beispiel für ein Risikoregister

Risikoname Wahrscheinlichkeit Kosten Auswirkungen (Wahrscheinlichkeit x Kosten) Abschwächung Kosten Wert Rang
Produkt M 10% CHF1 Mio. CHF100k CHF30k CHF70k 3
Produkt O 33% CHF600k CHF200k CHF70k CHF130k 2
Produkt S 90% CHF500k CHF450k CHF100k CHF350k 1

In dem obigen Beispiel gibt es drei Software-Risiken. Diese werden nach ihrer Wahrscheinlichkeit eingestuft und die Auswirkungen (Wahrscheinlichkeit x Kosten) geschätzt. Auch die Kosten für die Risikominderung werden erfasst – das sind die Kosten für die Maßnahmen, die zur Beseitigung des Risikos erforderlich sind. Auf diese Weise erhalten Sie ein einfaches Maß für den Wert und können die Risiken nach ihrer Priorität ordnen. Einen detaillierteren Ansatz finden Sie in unserem Artikel über die Verwendung der finanziellen Kennzahlen NPV und IRR zur Wertschätzung.

Mit diesem Ansatz ist es einfach, den Wert nachzuweisen, den SAM für das Unternehmen geschaffen hat. Für Produkt S beträgt der Wert für das Unternehmen 350.000 CHF, wenn wir davon ausgehen, dass unsere Maßnahmen das Risiko vollständig beseitigen. Natürlich ist dies ein einfaches Beispiel, und es kann schwierig sein, die Auswirkung eines Risikos oder die Effektivität der Maßnahmen zur Risikominderung genau zu messen. Es ist jedoch ein guter Ausgangspunkt, der den leitenden Angestellten zeigt, dass Sie Ihr SAM-Programm nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten durchführen. Es kann leicht passieren, dass man sich mit Risiken beschäftigt, die es nicht wert sind, beseitigt zu werden, und dieser strukturierte, quantitative Ansatz hilft Ihnen, dies zu vermeiden.

Zusammenfassung
Wenn Sie über die langfristige Strategie für SAM in Ihrem Unternehmen nachdenken, ist es sinnvoll zu überlegen, wie Sie den Wert weiterhin nachweisen können. Kostensenkungsmöglichkeiten sind in der Regel taktische, kurzfristige Möglichkeiten. In dem Maße, in dem Sie Ihre Prozesse optimieren (z. B. den oben erwähnten Prozess der Austritte/Einstellungen) und Beziehungen zu den Anbietern aufbauen, werden die Möglichkeiten zur Kostensenkung versiegen. Im dritten Jahr eines SAM-Programms müssen Sie dessen kontinuierlichen strategischen Wert für das Unternehmen nachweisen. Es muss in die Governance-, Risiko- und Compliance-Funktion Ihres Unternehmens eingebettet sein, um relevant und finanziert zu bleiben. Schließlich ist es selten, dass leitende Angestellte den Wert von Finanz- oder Rechtsfunktionen in Frage stellen. Genau hier muss SAM ansetzen.