Drama am späten Abend: Die aufregende Welt der auslaufenden Software- und IT-Verträge
- Juni 2023
Rationalisierung von Software-Vertragsverlängerungen: Überwindung von Hindernissen und Verbesserung der Governance
Ein effektives Management von Software-Vertragsverlängerungen ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da es die Einhaltung von Vorschriften und die Kostenoptimierung gewährleistet und gesunde Lieferantenbeziehungen fördert. Allerdings stehen wir bei diesem Prozess vor Herausforderungen, wie z. B. der Übermittlung von Verlängerungsdetails im letzten Moment und der unzureichenden Einbeziehung relevanter Interessengruppen. In diesem Artikel werden diese Hindernisse erörtert und Lösungen zu ihrer Überwindung vorgestellt, um die Verwaltung von Softwarevertragserneuerungen zu verbessern.
Hindernis 1: Last-Minute-Verlängerungsbenachrichtigungen
Ein häufiges Hindernis, mit dem sich Unternehmen konfrontiert sehen, ist das Versenden von Verlängerungsdetails im letzten Moment oder sogar einen Tag vor dem Ablaufdatum. Diese Praxis erschwert es SAM (Software Asset Management), der Rechtsabteilung und dem LT (Leadership Team), die Vertragsbedingungen, die kommerzielle Preisgestaltung und die rechtlichen Aspekte gründlich zu prüfen, bevor sie mit der Vertragsunterzeichnung fortfahren.
Lösung: Planung und frühzeitige Kommunikation
Um dieses Hindernis zu überwinden, ist es wichtig, einen klar definierten Zeitplan für Vertragsverlängerungen einzuführen. Das Beschaffungsteam sollte einen klaren Prozess einrichten, der eine frühzeitige Benachrichtigung der SAM-, Rechts- und LT-Teams vorsieht, und zwar 30-60 Tage im Voraus. Durch die Einbindung dieser Beteiligten in der Anfangsphase bleibt ausreichend Zeit für die Prüfung der erforderlichen Dokumente und die Aushandlung aller wichtigen Bedingungen. Durch die Förderung einer effektiven Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Teams wird sichergestellt, dass Vertragsverlängerungen nicht überstürzt werden und kritische Fragen rechtzeitig geklärt werden.
Hindernis 2: Mangelnde Verhandlungen über die Geschäftsbedingungen und die kommerzielle Preisgestaltung
Ein weiteres Hindernis im Beschaffungsprozess ist das Fehlen von Verhandlungen über die Geschäftsbedingungen und die kommerzielle Preisgestaltung. Dies ist häufig der Fall, wenn ein Business Development Manager (BDM) eine gute Beziehung zu einem bestimmten Anbieter oder Verlag aufgebaut hat.
Lösung: Erweiterung des Verhandlungspublikums
Um dieses Problem anzugehen, ist es wichtig, einen größeren Personenkreis in den Vertragsverhandlungsprozess einzubeziehen. Indem SAM, die Rechtsabteilung und relevante Interessengruppen von Anfang an einbezogen werden, können Organisationen eine umfassende Bewertung der Vertragsbedingungen, der Preisgestaltung und potenzieller Verhandlungsbereiche sicherstellen. Die verstärkte Einbeziehung verschiedener Perspektiven bietet die Möglichkeit, Kosten zu optimieren, Audit-Klauseln auszuhandeln und SAM-Anforderungen zu bewerten. Durch die Ausweitung des Verhandlungsprozesses können Unternehmen zusätzliche Werte freisetzen und einen fairen und vorteilhaften Vertrag für alle beteiligten Parteien schaffen.
Hindernis 3: Ausschluss des SAM/Compliance-Teams
Ein häufiges Problem ist die fehlende Absprache mit dem SAM/Compliance-Team bei der Erneuerung oder Verhandlung von Softwareverträgen. Ihr Fachwissen bei der Verwaltung von Softwarebeständen und der Gewährleistung der Compliance ist wertvoll und kann zu günstigeren Vertragsergebnissen führen.
Lösung: Gemeinsamer Ansatz und frühzeitige Einbindung
Unternehmen sollten das ITAM/Compliance-Team aktiv in den Prozess der Software-Vertragserneuerung einbeziehen. Ihr Beitrag kann dazu beitragen, potenzielle Risiken zu identifizieren, Lizenzanforderungen zu bewerten und die Auswirkungen neuer Verträge auf bestehende Softwarebestände zu beurteilen. Durch einen kooperativen Ansatz können Unternehmen die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen, das Risiko von Strafen bei Nichteinhaltung von Vorschriften verringern und den Wert von Softwareinvestitionen maximieren.
Eine effiziente Verwaltung von Softwarevertragserneuerungen erfordert eine proaktive Planung, eine effektive Kommunikation und die Einbeziehung der relevanten Interessengruppen. Durch die Beseitigung von Hindernissen wie Benachrichtigungen in letzter Minute, fehlende Verhandlungen und der Ausschluss des ITAM/Compliance-Teams können Unternehmen einen rationalisierten Prozess schaffen, der die Einhaltung von Vorschriften, die Kostenoptimierung und das Management von Lieferantenbeziehungen fördert. Durch die Implementierung dieser Lösungen sind Unternehmen besser in der Lage, günstige Bedingungen auszuhandeln, Kosten zu optimieren und einen reibungslosen Übergang bei der Erneuerung von Softwareverträgen zu gewährleisten.
Von: Amit Verma
Delivery Manager – SAM – Security & Compliance
Zuerst erschienen im Englischen auf <https://www.linkedin.com/pulse/late-night-drama-thrilling-world-expiring-software-contracts-verma
